Написание хороших писем

Вы собираетесь пойти на работу в тренировочных штанах? Ваше распечатанное резюме будет содержать исправления от руки? Если вы на эти вопросы ответили отрицательно, то наверное вы также хотели бы писать профессиональные качественные email-ы. Окружение общества Интернет пользователей в этом плане очень строгое и стойкое. Здесь предоставлю небольшие рекомендации чтобы ваши письма были хотя бы на каком-то уровне.

Цитирование

Общее правило: никогда не цитируйте полностью все письмо. Цитируйте только нужные части. Используйте inline метод цитирования (когда все письмо разбивается на несколько смысловых частей и ответ даётся под цитатой каждого). Урезайте цитируемое сообщение если это возможно.

Тема

Выбирайте нормальные что-то значащие темы сообщения. "Email", "Помогите", "Привет", или "Вопросы" далеко не самые лучшие темы сообщения. Если тема обсуждения в процессе общения изменилась – смените и тему письме. Если тем становится несколько – создайте два письма с разными темами.

Длина строки сообщения

Она должна быть где-то около 72 символов. 70, 74 или даже 76 – ничего конечно же страшного, но большинство пользователей будут крайне недовольны если это будет больше. Email это не Web – оно всегда было ориентировано, затачивалось под стандартные терминалы и принтеры, где происходит работы с простым текстом. Читать длинные строки и бегать глазами по экрану – крайне неудобно, поэтому во вногих системах максимальная длина отображаемых символов равна 80 символам.

Подпись

Делайте её маленькой и простой. Подписи длиной больше пяти строк лучше не делать. Подпись отделяется от письма на отдельной строке двойным дефисом и пробелом (-- ). Эта последовательность уже больше тридцати или сорока лет используется во всех почтовых клиентах и серверах. Другие неприемлемы.

Почтовые рассылки

Отвечайте вашему собеседнику только в рассылку. Не надо отправлять копию письма ещё и лично ему (то есть использовать поле Cc (carboon-copy)). Получатель может получить два одинаковых письма, что вряд ли ему понравится.

Перенаправление писем (forwarding)

Старайтесь давать краткое пояснение к тому что перенаправляете. Это также может сделать получателя недовольным как и глупая тема сообщения.

HTML в письмах

Не используйте его. Он был создан исключительно только для Web-а и никакого отношения к email не имеет ни технически, ни как-то ещё. Это лишнее увеличение в пустую сообщения и невозможность большинству почтовых клиентов отобразить его. Кроме того, HTML может нести массу больших опасностей в виде злоумышленного JavaScript, ActiveX, Flash, Java кода.

О top/bottom/inline-postingе

Есть три варианта ответов на цитируемое сообщение:

Top-posting

Ответ идёт в самом начале письма, до цитаты. Пример:

Здесь расположен мой ответ на цитируемое письмо

> бла бла бла яга
> бла бла бла foo
> бла бла бла foobar
> бла бла бла bar
Bottom-posting

Ответ идёт в конце письма, после цитаты. Пример:

> бла бла бла яга
> бла бла бла foo
> бла бла бла foobar
> бла бла бла bar

Здесь расположен мой ответ на цитируемое письмо
Inline-posting

Ответ идёт после цитируемых логически разбитых частей сообщения. Пример:

> бла бла бла яга
> бла бла бла foo
Яга-баба

> бла бла бла foobar
> бла бла бла bar

Бла бла бла

Применять нужно исключительно только последний вариант ответа, то есть inline-posting. Если логических/смысловых частей сообщения не больше одного, то, по сути, это конечно просто навсего bottom-posting. И таких сообщений большинство всегда встречается – поэтому bottom-posting обычно не выделяют и не различают. Если же тем письма несколько – стоит подумать не разбить ли его на два письма с соответствующими смыслами.

Почему top-posting категорически должен избегаться и не использоваться?

Несколько небольших советов

© Сергей Матвеев